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HowTo: OpenOffice und Korrekturen - Änderungen aufzeichnen, annehmen und ablehnen, Kommentare einfügen, Dokumente vergleichen und zusammenführenIrgendwann kommt immer der entscheidende Moment. Die (scheinbar) letzte Seite ist geschrieben und die letzte Fußnote ist eingefügt. Alles gut soweit? Nein, halt! Nun kommt der unangenehme Teil. Irgendjemand muss Korrektur lesen. In der Regel druckt dieser “Jemand”, dann das Dokument aus, fügt seine Änderungen und Anmerkungen per Bleistift/Rotstift ein und knallt dem eh schon gestressten Autor das Dokument auf den Tisch. Ähnlich wie Microsoft Office bietet OpenOffice eine Möglichkeit Korrekturen automatisch aufzuzeichnen, mit Kommentaren zu versehen und diese Korrekturen mit einer Ãœbersichtsfunktion halbautomatisch anzunehmen oder abzulehnen. Alle im Folgenden beschriebenen Punkte finden Sie etwas ausführlicher erklärt auch im —> Video-Tutorial 1. Allgemeiner Ablauf von Korrekturen mit OpenOffice Es gibt in der Regel zwei sinnvolle Wege wie mit OpenOffice Änderungen an einem Dokument vorgenommen und angezeigt werden können. a. Falls mehrere Korrektoren parallel an einem Dokument arbeiten jedoch vergessen haben, dass man Änderungen aufzeichnen sollte, oder aber das Originaldokument nachträglich verändert wurde, so kann man die Funktion “Dokumente vergleichen” nutzen. b. Falls es nur einen Korrektor gibt oder man die Funktion “Dokumente zusammenführen” zum Einfügen der Korrekturen in sein Originaldokument nutzt, empfiehlt es sich für den Korrektor die Änderungen und Kommentare direkt aufzunehmen und zu bearbeiten. 2. Dokumente vergleichen Hierzu sollten Sie wie folgt vorgehen. Öffnen Sie das Dokument das Sie korrigiert zurück erhalten haben. Gehen Sie dann auf “Bearbeiten/Dokumente vergleichen”
Anschliessend wird ein Fenster angezeigt, mit dem Sie eine beliebige OpenOffice Datei auswählen können. In unserem Fall sollten Sie Ihr Originaldokument ( - also das, das Sie dem Korrektur zugesendet haben - ) auswählen. Danach öffnet sich automatisch das Fenster mit dem Änderungen akzeptiert oder verworfen werden können. 2.1 Änderungen akzeptieren oder verwerfen
Sie können nun entweder das Dokumentenfenster im Hintergrund scrollen und so alle Änderungen betrachten die sich im korrigierten Dokument von Ihrem Originaldokument unterscheiden oder aber Sie navigieren im Fenster “Änderungen akzeptieren…” zu den entsprechenden Stellen, indem Sie einfach auf eine Zeile deren Aktion den Text “Einfügung” oder “Löschung” enthält, klicken. Das Dokument springt dann automatisch zum entsprechenden Punkt. Texte die vom Korrektor neu eingefügt wurden, sind rot markiert und unterstrichen. Hat der Korrektor etwas von Ihrem Text gelöscht, so wird diese Textstelle rot markiert und durchgestrichen. Zusätzlich wird die geänderte Stelle auf der linken Seite durch einen senkrechten Strich angezeigt.
Nachdem Sie die Änderungen des Korrektors überprüft haben, können Sie diese im Fenster “Änderungen akzeptieren…” alle akzeptieren oder verwerfen, indem Sie auf die entsprechenden Buttons klicken. Sie können die Änderungen auch einzeln akzeptieren oder ablehnen, indem Sie einfach durch Klick mit der Maustaste zu den entsprechenden Aktionen springen - die korrespondierende korrigierte Stelle wird dann schwarz hinterlegt - und mit Klick auf die Buttons “Akzeptieren” bzw. “Ablehnen” entsprechend annehmen/verwerfen. Alternativ können Sie in der Änderungsansicht auch mit den Pfeil auf/Pfeil ab Tasten navigieren.
Dieses Verfahren ist effizient, auch wenn mehrere Personen Ihr Werk überarbeiten und vergessen oder nicht gewusst haben, dass Änderungen aufgezeichnet werden sollten. Beginnen Sie hier einfach mit einem beliebigen korrigierten Dokument und vergleichen Sie dieses mit Ihrem Original. Nachdem Sie hiermit fertig sind, speichern Sie dieses Dokument nun als Original. Mit dem nächsten korrigierten Dokument beginnen Sie den Zyklus einfach von Neuem. 3. Änderungen des Korrektors aufzeichnen und mehrere korrigierte Dokumente mit Aufzeichnungen in das Originaldokument übernehmen 3.1 Änderungen aufzeichnen Zuerst muß die Aufzeichnung der Änderungen eingeschaltet werden. Hierzu bei “Bearbeiten/Änderungen/Aufzeichnen” einen Haken setzen. Idealerweise sollte natürlich auch “Bearbeiten/Änderungen/Anzeigen” markiert sein.
Danach schreiben Sie einfach neue Sätze bzw. Buchstaben in den Text. Diese werden rot und unterstrichen angezeigt. Soll ein Wort/eine Textstelle abgeändert werden, so markiert man diese am besten direkt mit der Maus und fängt dann an die Änderungen zu schreiben. Der somit gelöschte Text wird rot und durchgestrichen angezeigt. 3.2 Änderungen kommentieren Soll dem Autor ein Kommentar zur jeweiligen Änderung im Fenster “Änderungen akzeptieren oder verwerfen” angezeigt werden, so fügen Sie diese ein, indem Sie mit der Maus auf die Änderungen klicken (blinkender Strich muss innerhalb der Änderung sein).
Danach gehen Sie auf “Bearbeiten/Änderungen/Kommentar…”. Es öffnet sich das Kommentar-Fenster.
Hier kann nun ein beliebiger Kommentartext eingegeben werden. Die Stelle die Kommentiert wird, ist im Dokument schwarz hinterlegt. Mit den Pfeiltasten, kann zu einer anderen Änderung gesprungen werden und ein neuer Text eingegeben werden. Sobald an allen Änderungen die gewünschten Kommentare eingetragen wurden, kann mit OK das Fenster geschlossen werden und die Kommentare werden gespeichert. Mit Abbrechen werden alle eingetragenen Kommentare verworfen. Sobald Sie fertig sind, können Sie das Dokument mit den Korrekturen dem Autor zusenden. 3.3 Dokument zusammenführen Was aber soll man machen, wenn mehrere Korrektoren das Originaldokument überarbeitet haben? Dann liegen dem Autor ja auch mehrere korrigierte Dokumente vor, jedes mit seinen eigenen Änderungen und Kommentaren/Beschreibungen. 3.4 Änderungen akzeptieren oder verwerfen Nachdem der Autor das korrigierte Dokument geöffnet oder alle korrigierten Dokumente mit seinem Original zusammengeführt hat, kann er über “Bearbeiten/Änderungen/Änderungen akzeptieren oder verwerfen..” ein Fenster öffnen, in dem alle vorgenommenen Korrekturen in einer Liste angezeigt werden. Falls Sie Dokumente zusammengeführt haben ist dieses Fenster natürlich schon geöffnet. Danach kann wie unter dem Punkt 2.1 beschrieben vorgegangen werden. Einziger Unterschied: Hat der Korrektor Kommentare hinterlegt, so bekommen Sie diese in der Spalte Beschreibung angezeigt.
22 comments to HowTo: OpenOffice und Korrekturen - Änderungen aufzeichnen, annehmen und ablehnen, Kommentare einfügen, Dokumente vergleichen und zusammenführen |
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Sieht gut aus, werde ich nutzen sobald mein Referat fertig ist.
wenn ich in openoffice eine .doc-datei korrigiere und änderungen einfüge und diese auch wieder als .doc speichere, kann der empfänger dann die änderungen so sehen, als hätte ich ebenfalls mit word gearbeitet?
Hmm …. eine gute Frage. Das habe ich ehrlich gesagt noch nie versucht. Word hat auch eine Funktion “Dokumente verfolgen und zusammenführen” unter dem Menüpunkt Extras. Damit kann man zumindest zwei verschieden Versionen vergleichen (wie unter Punkt 2 in der Anleitung bei OpenOffice).
Ob die Funktionen Änderungen aufzeichnen (OO) und Änderungen nachverfolgen (Word) kompatibel sind teste ich morgen mal.
… So getestet. Zwischen Word 2000 und OpenOffice Version >= 2 lässt sich das problemlos austauschen. Also einfach in beiden Programmen den Punkt “Änderungen aufzeichnen/verfolgen” einschalten und wie beschrieben bearbeiten. Sollte keine Probleme geben …. Hoffe das hilft Dir.
Schön, aber wie macht man eine Spalte ‘Korrektur’ bzw. ‘Anmerkung’, so wie man sie bei Hausarbeiten, Ãœbersetzungen oder so hat?
Noch mal ganz klar:
Das Dokument hat zwei Spalten: eine für den Fließtext und eine für Anmerkungen, Kommentare, …
wobei diese zusätzliche Spalte mit dem nebenstehenden Text so synchronisiert wird, daß die Anmerkung *direkt* daneben, auf gleicher Höhe der Seite steht?
Ich verstehe Deinen Wunsch, aber meines Wissens ist soetwas nicht realisiert. Die Anmerkungen würdest Du mit Notizen machen - erscheinen dann als kleine gelbe Kästchen an den jeweiligen Stellen, ein Doppelklick würde diese dann jeweils öffnen - und ansonsten sind die geänderten Punkte direkt im Dokument sichtbar, sobald Änderungen/Anzeigen eingeschaltet ist.
Die Notizen können auf einem Ausdruck auch am Dokumentenende oder Seitenende angezeigt werden, aber nicht in einer definierten Spalten.
Kennt sonst jemand vielleicht eine Lösung?
Habe hierzu leider auch keine Lösung. Aber ein weiteres Problem: Kann man die Notizen (bei Microsoft Word = Kommentare) anzeigen lassen? Ich finde es mühsam, immer die Kommentare nochmals anklicken zu müssen, wenn ich den Text am Ende nochmal mit den Notizzetteln durchgehen möchte. Da ich diese Funktion häufig brauche, habe ich mir sogar überlegt, wieder zu Microsoft Office zu wechseln. Wäre für jeden Hinweis dankbar.
Mit der Version 2.4 von OpenOffice wird es da wohl keine Verbesserungen mehr geben. Wirf mal einen Blick auf die Beta der Version 3. Diese bietet u.a. eine ähnliche Ansicht der Notizen wie Word von Microsoft.
Schau doch einfach mal hier nach:
http://www.joachim-uhl.de/2008/07/30/openoffice-3-notizen-neues-kollaboratives-feature-und-andere-neuigkeiten/
oder eben bei openoffice.org direkt.
Ich finde es absolut widersinnig, dass ich die Metadata über die Änderung im kleinen Fenster klicken muss, bis die Änderung im Text angezeigt wird. Es geht anscheinend nicht, dass ich in die Änderung klick oder sie markiere und dann im Kontextmenü oder über die Symbolleiste sagen kann “DIESE Änderung akzeptieren/verwerfen”??? Habe gegoogled aber finde keinen Hinweis, wie ich das machen kann in OOo.
Danke für jeden Tipp….
Bei MS Word kann ich einen Kommentar zu einer markierten Texstelle einfügen, ohne dass ich dafür eine Änderung vornehmen muss. Bei OO ist die Funktion in dieser Situation deaktiviert. Kann das OO tatsächlich nicht? Danke!
@Fred
Ich hoffe ich habe Dich richtig verstanden. Es ist wirklich so, dass die Funktion “Änderungen/Kommentar” nur aktiv wird, wenn Du auch eine Änderung vorgenommen hast. Ansonsten geht das nicht. OO utnerscheidet zwischen Kommentaren zu Änderungen und Notizen (Einfügen/Notiz). Das was Du hier machen willst, musst Du also mit einer Notiz in OO lösen.
Hilft Dir das?
PS: Notizen werden in der neuen OO 3.0 wesentlich besser angezeigt. Wirf doch mal einen Blick auf die Beta http://www.joachim-uhl.de/2008/07/30/openoffice-3-notizen-neues-kollaboratives-feature-und-andere-neuigkeiten/
@Antje
oh ….. diese Nachricht hatte ich übersehen. Meinst Du die Funktion die Du mit dem Menüpunkt (Änderungen/Akzeptieren und verwerfen) aufrufen kannst? In dieser kannst Du doch völlig frei zwischen den Änderungen navigieren und diese jeweils einzeln akzeptieren/verwerfen, oder aber alle akzeptieren/verwerfen. Das Navigationsfenster kann auch grösser gezogen werden und Du kannst sogar Filter setzen um die richtigen Änderungen zu finden.
Sieh doch bitte in meiner Anleitung hier unter dem Punkt 3.4 nach. Da ist das Thema kurz erklärt. Das sollte Dir doch eigentlich helfen? Jedenfalls fand ich bis jetzt diese Funktion durchaus brauchbar.
danke für die gute beschreibung, ich kann nur sagen, vielen dank an die leute, die sich diese arbeit amchen!
da freut es einen open office zu benutzen
Hallo und guten Tag,
ich richte mich hiermit an fabins comment und kann mich dem, was er sagt, im Prinzip anschließen!
Ich freue mich, dass in regelmäßigen Abständen, Tools erarbeitet werden bzw Erneuerungen vorgenommen werden, die dem User vieles erleichtern!
Wer sich nicht so gute Kenntnisse besitzt, sollte sich bei einem Stenografenverein anmelden.
Dort wird viel Wissen vermittelt, welches man direkt anwenden kann, da die Sitzungen wirklich lehrreich sind!
Mit freundlichem Gruß
Hi, ich möchte mal den Punkt von Antje ( Sep 10th, 2008 at 12:03 ) aufgreifen und muss mich ihr anschließen. Nach dem Vergleich der beiden Funktionen in MS Word und OO Writer vermisse ich in Writer eine entscheidenden Punkt: Ich kann im Writer nicht an eine Stelle eines einzelnen Änderungsvorschlags gehen und diesen ablehnen oder akzeptieren. Stattdessen muss man sich durch die Liste “Änderungen akzeptieren oder verwerfen” hangeln und kann sich dort nur chronologisch vortasten bis man an der betreffenden Stelle ist. In dieser meiner Liste habe ich ca. 120 Änderungsvorschläge. Es dauert ne Weile, bis ich die bewusste Stelle gefunden habe, die anderen Ä.-Vorschläge will ich ja zunächst ignorieren.
Auch nicht möglich ist, dass ich im Dokument an die Stelle klicke und der Cursor springt im Dialog “Änderungen akzeptieren oder verwerfen” in der Liste an die betreffende Stelle, das würde die Sache schon entschärfen. Am Bestens wärs im Kontextmenü eines jeden einzelnen Änderungsvorschlags zusätzlich zur Massenänderung.
Grüße, Wolfram
Was ich dringend vermisse, ist ein Tastaturkürzel oder eine andere Abkürzung zum Befehl “Änderungen anzeigen”. Ich muss deswegen viel öfter in Word arbeiten, als mir lieb ist…
Du meinst so wie hier erklärt?
http://www.joachim-uhl.de/2009/05/26/openoffice_tastaturkuerzel_festlegen/
Vielen Dank für das leichtverständliche Video! Ich habe vor kurzem angefangen, eine Diplomarbeit auf englisch zu korrigieren bzw lektorieren - also proof-reading bzw.copy-editing - und hatte zunächst nur einfach alle meine Korrekturen gelb unterlegt und das Dokument so zurückgeschickt. Der Autor konnte so nicht sehen, was er zuvor geschrieben hatte und warum ich es ändern wollte. Das Ergebnis war, dass wenn er mit meinen Vorschlägen nicht einverstanden war, er auch die echten Fehler drin ließ!
Nun mache ich künftig auf die von Ihnen empfohlenen Weise (Variante 2)meine Korrekturen und hoffe, dass es besser klappt.
Meine Frage: Reicht es, wenn ich dem Autoren nur mitteile, dass ich mit Open Office gearbeitet habe und hoffe, dass es mit seinem System kompatibel ist, oder muss ich noch etwas mehr sagen? Erkennt er überhaupt am Dokument, dass ich oO benutze?
diana
Mein Kommentar ist wohl gelöscht worden? Darf man hier nicht so etwas anmerken oder um Rat bitten?
Entschuldigen Sie, wenn ich etwas falsch gemacht habe!
Trotzdem danke für das Video.
Ãœbrigens, meine Korrekturen wurden blau, nicht rot, sonst ist alles wie von Ihnen beschrieben.
Diana
P.S. Mein oO ist 2.3, gibt es Updates?
… soweit ich das erkennen kann, wurde nichts gelöscht. Was ist denn passiert, dass Sie das vermuten?
Im Prinzip reicht es natürlich dem Kollegen zu sagen, dass Sie mit OpenOffice gearbeitet haben. In welchem Format liegt denn der zu korrigierende Text vor? Ist es ein Word Dokument oder ein OpenOffice Dokument? Falls Sie eine .doc Datei korrigiert haben, sollte das für den Kollegen keinen Unterschied machen. Die Korrekturen kann er auch in MS Word einsehen und annehmen.
Zu OO ist inzwischen die Version 3.1 erhältlich. Diese können Sie auf der Seite http://www.openoffice.org/ herunterladen.
hallo,
hab ein problem mit den korrekturen bei open office.
Hab einen ganzen tag lang!!!! die arbeit eines freundes korrigiert und wollte heute den zweiten tag daran arbeiten, aber die korrekturen sind einfach weg! ich habe das dokument geöffnet und alle veränderungen, die ja bei open office rot markiert wurden, sind einfach nicht mehr da und die rechtschreibfehler dafür wieder da!
ich könnte schreien -ein ganzer tag arbeit!!!
Wie kann ich die korrekturen wieder herstellen lassen?
Hallo pia …. hast du schon im Menü nachgesehen, ob bei Bearbeiten/Änderungen/Anzeigen ein Haken ist? Falls nein, einfach mal setzen …. evtl. ist dann alles wieder sichtbar. Ansonsten klingt das so als hättest Du nicht gespeichert…
hallo,
ich habe hier ein problem in OO 3.01, ist es in OO nicht möglich attributierungen abzulehnen?? ich hab nur die möglichkeit zu akzeptieren, die schaltfläche für ablehnen ist ausgegraut.
ist das ein bug oder ein feature?
gruß, karsten