HowTo: OpenOffice und Korrekturen – Änderungen aufzeichnen, annehmen und ablehnen, Kommentare einfügen, Dokumente vergleichen und zusammenführen

Irgendwann kommt immer der entscheidende Moment. Die (scheinbar) letzte Seite ist geschrieben und die letzte Fußnote ist eingefügt. Alles gut soweit? Nein, halt! Nun kommt der unangenehme Teil. Irgendjemand muss Korrektur lesen. In der Regel druckt dieser “Jemand”, dann das Dokument aus, fügt seine Änderungen und Anmerkungen per Bleistift/Rotstift ein und knallt dem eh schon gestressten Autor das Dokument auf den Tisch.
Die zweite Variante: Der “Jemand” ist fortschrittlich und fügt seine Änderungen direkt in das elektronische Dokument am Computer ein. Natürlich ist die Schriftfarbe stilecht rot.
So oder so hat der leidgeprüfte Autor dann je nach Umfang des Dokuments bzw. Umfang der Änderungen (oder auch beidem) die zeit- und nervenaufreibende Aufgabe die Änderungen in sein Originaldokument einzutippen.

Ähnlich wie Microsoft Office bietet OpenOffice eine Möglichkeit Korrekturen automatisch aufzuzeichnen, mit Kommentaren zu versehen und diese Korrekturen mit einer Übersichtsfunktion halbautomatisch anzunehmen oder abzulehnen.

Alle im Folgenden beschriebenen Punkte finden Sie etwas ausführlicher erklärt auch im —> Video-Tutorial

1. Allgemeiner Ablauf von Korrekturen mit OpenOffice

Es gibt in der Regel zwei sinnvolle Wege wie mit OpenOffice Änderungen an einem Dokument vorgenommen und angezeigt werden können.

a. Falls mehrere Korrektoren parallel an einem Dokument arbeiten jedoch vergessen haben, dass man Änderungen aufzeichnen sollte, oder aber das Originaldokument nachträglich verändert wurde, so kann man die Funktion “Dokumente vergleichen” nutzen.

b. Falls es nur einen Korrektor gibt oder man die Funktion “Dokumente zusammenführen” zum Einfügen der Korrekturen in sein Originaldokument nutzt, empfiehlt es sich für den Korrektor die Änderungen und Kommentare direkt aufzunehmen und zu bearbeiten.

2. Dokumente vergleichen

Hierzu sollten Sie wie folgt vorgehen. Öffnen Sie das Dokument das Sie korrigiert zurück erhalten haben. Gehen Sie dann auf “Bearbeiten/Dokumente vergleichen”

Bild: Menüpunkt Dokumente vergleichen anwählen

Anschliessend wird ein Fenster angezeigt, mit dem Sie eine beliebige OpenOffice Datei auswählen können. In unserem Fall sollten Sie Ihr Originaldokument ( – also das, das Sie dem Korrektur zugesendet haben – ) auswählen.

Danach öffnet sich automatisch das Fenster mit dem Änderungen akzeptiert oder verworfen werden können.

2.1 Änderungen akzeptieren oder verwerfen

Bild: Fenster - Änderungen akzeptieren oder verwerfen

Sie können nun entweder das Dokumentenfenster im Hintergrund scrollen und so alle Änderungen betrachten die sich im korrigierten Dokument von Ihrem Originaldokument unterscheiden oder aber Sie navigieren im Fenster “Änderungen akzeptieren…” zu den entsprechenden Stellen, indem Sie einfach auf eine Zeile deren Aktion den Text “Einfügung” oder “Löschung” enthält, klicken. Das Dokument springt dann automatisch zum entsprechenden Punkt. Texte die vom Korrektor neu eingefügt wurden, sind rot markiert und unterstrichen. Hat der Korrektor etwas von Ihrem Text gelöscht, so wird diese Textstelle rot markiert und durchgestrichen. Zusätzlich wird die geänderte Stelle auf der linken Seite durch einen senkrechten Strich angezeigt.

Bild: Anzeige der vorgenommenen Änderungen im korrigierten Dokument

Nachdem Sie die Änderungen des Korrektors überprüft haben, können Sie diese im Fenster “Änderungen akzeptieren…” alle akzeptieren oder verwerfen, indem Sie auf die entsprechenden Buttons klicken. Sie können die Änderungen auch einzeln akzeptieren oder ablehnen, indem Sie einfach durch Klick mit der Maustaste zu den entsprechenden Aktionen springen – die korrespondierende korrigierte Stelle wird dann schwarz hinterlegt – und mit Klick auf die Buttons “Akzeptieren” bzw. “Ablehnen” entsprechend annehmen/verwerfen. Alternativ können Sie in der Änderungsansicht auch mit den Pfeil auf/Pfeil ab Tasten navigieren.

Bild: Korrekturen unterlegt

Dieses Verfahren ist effizient, auch wenn mehrere Personen Ihr Werk überarbeiten und vergessen oder nicht gewusst haben, dass Änderungen aufgezeichnet werden sollten. Beginnen Sie hier einfach mit einem beliebigen korrigierten Dokument und vergleichen Sie dieses mit Ihrem Original. Nachdem Sie hiermit fertig sind, speichern Sie dieses Dokument nun als Original. Mit dem nächsten korrigierten Dokument beginnen Sie den Zyklus einfach von Neuem.
Noch eleganter geht die Zusammenarbeit jedoch, wenn die Korrektoren ihre Änderungen aufzeichnen und wir diese dann im Originaldokument zusammenführen. Diesen Punkt behandelt Abschnitt 3.

3. Änderungen des Korrektors aufzeichnen und mehrere korrigierte Dokumente mit Aufzeichnungen in das Originaldokument übernehmen

3.1 Änderungen aufzeichnen

Zuerst muß die Aufzeichnung der Änderungen eingeschaltet werden. Hierzu bei “Bearbeiten/Änderungen/Aufzeichnen” einen Haken setzen. Idealerweise sollte natürlich auch “Bearbeiten/Änderungen/Anzeigen” markiert sein.

Bild: Änderungen aufzeichnen anklicken

Danach schreiben Sie einfach neue Sätze bzw. Buchstaben in den Text. Diese werden rot und unterstrichen angezeigt. Soll ein Wort/eine Textstelle abgeändert werden, so markiert man diese am besten direkt mit der Maus und fängt dann an die Änderungen zu schreiben. Der somit gelöschte Text wird rot und durchgestrichen angezeigt.

3.2 Änderungen kommentieren

Soll dem Autor ein Kommentar zur jeweiligen Änderung im Fenster “Änderungen akzeptieren oder verwerfen” angezeigt werden, so fügen Sie diese ein, indem Sie mit der Maus auf die Änderungen klicken (blinkender Strich muss innerhalb der Änderung sein).

Bild: Markierung um Kommentar einzufügen

Danach gehen Sie auf “Bearbeiten/Änderungen/Kommentar…”. Es öffnet sich das Kommentar-Fenster.

Bild: Fenster zur Kommentareingabe

Hier kann nun ein beliebiger Kommentartext eingegeben werden. Die Stelle die Kommentiert wird, ist im Dokument schwarz hinterlegt. Mit den Pfeiltasten, kann zu einer anderen Änderung gesprungen werden und ein neuer Text eingegeben werden. Sobald an allen Änderungen die gewünschten Kommentare eingetragen wurden, kann mit OK das Fenster geschlossen werden und die Kommentare werden gespeichert. Mit Abbrechen werden alle eingetragenen Kommentare verworfen.

Sobald Sie fertig sind, können Sie das Dokument mit den Korrekturen dem Autor zusenden.

3.3 Dokument zusammenführen

Was aber soll man machen, wenn mehrere Korrektoren das Originaldokument überarbeitet haben? Dann liegen dem Autor ja auch mehrere korrigierte Dokumente vor, jedes mit seinen eigenen Änderungen und Kommentaren/Beschreibungen.
Hier hilft die Funktion “Bearbeiten/Änderungen/Dokument zusammenführen”. Einzige Bedingung ist, dass das Originaldokument nach dem Verschicken an die Korrektoren nicht mehr verändert werden darf. Haben Sie dies beherzigt, dann können Sie Ihr Originaldokument öffnen. Gehen Sie danach auf “Bearbeiten/Änderungen/Dokument zusammenführen”. Es öffnet sich ein Dateiselektor. Hier können Sie nun das erste korrigierte Dokument auswählen und danach einfügen. Nun werden alle Änderungen aus dem korrigierten Dokument auch in Ihrem Originaldokument angezeigt. Es öffnet sich auch automatisch das Fenster um Änderungen zu akzeptieren oder zu verwerfen (Punkt 3.4). Falls Sie zuerst noch die anderen Korrekturen in das Originaldokument übernehmen wollen, so schliessen Sie dieses Fenster und beginnen Sie das Zusammenführen der Dokumente erneut, diesmal jedoch mit der nächsten korrigierten Datei.

3.4 Änderungen akzeptieren oder verwerfen

Nachdem der Autor das korrigierte Dokument geöffnet oder alle korrigierten Dokumente mit seinem Original zusammengeführt hat, kann er über “Bearbeiten/Änderungen/Änderungen akzeptieren oder verwerfen..” ein Fenster öffnen, in dem alle vorgenommenen Korrekturen in einer Liste angezeigt werden. Falls Sie Dokumente zusammengeführt haben ist dieses Fenster natürlich schon geöffnet. Danach kann wie unter dem Punkt 2.1 beschrieben vorgegangen werden. Einziger Unterschied: Hat der Korrektor Kommentare hinterlegt, so bekommen Sie diese in der Spalte Beschreibung angezeigt.

Bild: Änderungen annehmen/ablehnen mit Beschreibung/Kommentar

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