OpenOffice ist ein mächtiges und stabiles Office-Paket, das noch dazu kostenlos zu haben ist. Ideale Voraussetzungen also für einen Einsatz durch Studenten bei diversen Seminararbeiten, Praktikumsarbeiten und Abschlussarbeiten.
Ähnlich wie Microsoft Word bietet der OpenOffice Writer einige Funktionen, die einem das Leben bei umfangreichen Arbeiten leichter machen. So können z.B. das Inhaltsverzeichnis, ein Quellenverzeichnis, Abbildungsverzeichnisse und Tabellenverzeichnisse automatisch erstellt werden. Interne Querverweise setzen relative Links, die bei Änderungen angepasst werden usw.

Das folgende HowTo enthält einen Link zu einer frei herunterladbaren OpenOffice Vorlage und eine Anleitung wie diese sinnvoll eingesetzt werden kann.

1. Die Vorlage herunterladen

(DOWNLOAD) – bitte mit rechter Maustaste und “Speichern unter” herunterladen

Unter Linux speichern unter:
/home/DeinVerzeichnis/.ooo-Versionsnummer/user/template/

Unter Windows speichern unter:
\Dokumente und Einstellungen\DeinName\Anwendungsdaten\OpenOffice.org\user\template\

2. Vorlage öffnen

Den OpenOffice Writer starten. Dann im Menü Datei –> Neu –> Vorlagen und Dokumente anklicken. Es öffnet sich das Vorlagenfenster.

Hier “Vorlagen” und danach das Dokument “Ausarbeitung” wählen und auf “Öffnen” klicken. Danach wird ein neues Dokument aus der Ausarbeitungsvorlage erstellt.

3. Die Titelseite anpassen

Zuerst ist es sinnvoll die Titelseite der Arbeit an die eigenen Wünsche anzupassen.
Hier geht es zum —> Videotutorial “Titelseite anpassen”

4. Inhaltsverzeichnis konfigurieren und automatisch erstellen lassen

Ein nummeriertes Inhaltsverzeichnis zu erstellen ist mit der Vorlage ganz einfach. Beginnend mit der Seite 2 (bzw. der 4 Gesamtseite, Titelblatt, Verzeichnis usw. dazugezählt) können die Kapitelüberschriften, Kapitelunterüberschriften und Kapitelunterunterüberschriften usw. eingetragen werden. Natürlich ist es auch möglich bereits die Ausarbeitung der Kapitel einzufügen. Nun müssen die Kapitelüberschriften mit einer neuen Formatvorlage versehen werden.
Dazu einfach die jeweilige Kapitelüberschrift mit der Maus markieren und dann unter “Vorlage anwenden” den Eintrag “Standard” auf “Ãœberschrift 1″ ändern.

Die Formatvorlagen sollten wie folgt zugewiesen werden:

Kapitelüberschrift –> Ãœberschrift 1
Unterüberschrift –> Ãœberschrift 2
Unterunterüberschrift –> Ãœberschrift 3
usw.
Die Ãœberschriften werden mit Zuweisen der Vorlage automatisch nummeriert.

Aus diesen Formatierungen kann dann automatisch das Inhaltsverzeichnis erstellt werden. Dazu einfach auf Seite 3 wechseln und das bereits vorhandene Inhaltsverzeichnis mit der rechten Maustaste anklicken. Mit “Verzeichnis aktualisieren” wird nun aus den Ãœberschriften das neue Inhaltsverzeichnis erstellt.

Die Einträge im Inhaltsverzeichnis sind mit einem Link versehen. Mit einem Klick der linken Maustaste auf den jeweiligen Eintrag springt das Dokument zum entsprechenden Kapitel. Werden Kapitel eingefügt, Überschriften geändert usw. dann bitte nicht vergessen irgendwann das Inhaltsverzeichnis wie bereits beschrieben erneut zu aktualisieren.
In der Regel stört bei der Abgabe der Arbeit die blaue Einfärbung und der Unterstrich bei den Inhaltsverzeichniseinträgen.
Wie dies und die Nummerierungsart der Kapitel geändert werden kann, zeigt das —> Videotutorial “Inhaltsverzeichnis erstellen und anpassen”

5. Abbildungsverzeichnis und Tabellenverzeichnis

Ähnlich wie das Inhaltsverzeichnis werden auch das Abbildungsverzeichnis und das Tabellenverzeichnis erstellt, aktualisiert und geändert. Die Vorlage enthält ein Beispiel für eine Tabelle mit Beschreibung und zwei Abbildungen mit Beschreibung. Da bei den Beschriftungen der Abbildungen/Tabellen jeweils ein Feldbefehl zur automatischen Nummerierung enthalten ist, ist es ratsam hier nicht mit den Formatvorlagen zu arbeiten, sondern die Beispiele samt Beschriftung einfach bei Bedarf zu kopieren und nach den jeweiligen Wünschen anzupassen.

6. Querverweise innerhalb des Dokumentes

Bei längeren Arbeiten ergibt sich häufig das Problem, dass Querverweise eingefügt werden müssen. So könnte z.B. auf Seite 10 der Arbeit ein Text der Form “… wie an Hand von Abbildung 3 zu sehen ist …” stehen. Die Abbildung folgt nun auf Seite 11.
Nun kann es natürlich passieren, dass bei einem weiteren Fortschritt der Ausarbeitung vor der ursprünglichen Abbildung 3 eine weitere Abbildung eingefügt wird. Die automatische Nummerierung sorgt nun dafür, dass diese neu durchgezählt werden und die ursprüngliche Abbildung 3 nun Abbildung 4 ist usw.

Hätte man nun den Querverweis einfach nur als Text eingetragen, so würden nun alle Verweise beginnend mit Abbildung 3 nicht mehr korrekt sein. Hier ist der Menüpunkt “Einfügen–>Querverweis” sehr nützlich, da dieser relative Links setzt, die sich bei einer Änderung automatisch anpassen.

Beispiel: Wir wollten einen Satz mit ” … wie an Hand von Abbildung 1 zu sehen ist…” einfügen. Dazu schreiben wir zuerst “… wie an Hand von” und wechseln dann zum Menüpunkt “Einfügen/Querverweis”.

Die gewünschte Abbildung/Tabelle muss natürlich bereits im Dokument vorhanden sein. Ein Klick auf den Menüpunkt öffnet nun ein Fenster für die Feldbefehle. Hier auf den Reiter “Referenzen” wechseln und je nach Bedarf Tabelle oder Abbildung im linken Teilfenster “Feldtyp” wählen. Um einen Verweis zur Abbildung mit der Nummer 1 mit dem Text “Abbildung 1″ einzufügen, muss im Fenster Auswahl noch die gewünschte Abbildung gewählt werden und im Fenster Format, der Punkt “Kategorie und Nummer”.

Mit “Einfügen” wird die gewünschte Referenz hinterlegt. “Schliessen” bringt Sie dann aus diesem Fenster wieder direkt in das Dokument.
Experimentieren Sie ruhig mit den Einstellungen im rechten Teilfenster “Format”. Evtl. möchten Sie ja lieber den Abbildungstitel und nicht die bloße Nummerierung in Ihrem Text haben. Analog funktioniert ein Verweis zu Tabellen. Zusätzlich ist es möglich Referenzanker zu beliebigen Textstellen zu setzen und auch an beliebiger Stelle Verweise hierauf einzufügen.

7. Literaturverzeichnis erstellen und anpassen

OpenOffice enthält auch die Komponente “Base”. Hierbei handelt es sich um eine einfache Datenbanksoftware, ähnlich Access, jedoch mit geringerem Leistungsumfang. In den Writer integriert ist bereits die Datenbank “biblio” (Menüpunkt: Extras —> Literaturdatenbank). Für umfangreiche wissenschaftliche Arbeiten ist diese Datenbank zwar nicht geeignet, bei “einfacheren” Arbeiten kann sie jedoch in Verbindung mit der Verzeichnisvorlage für Literaturverzeichnisse gute Dienste leisten.

Grob skizziert ist das Zusammenspiel wie folgt. In der Literaturdatenbank können bibliographische Daten, wie Autor, Titel, Seiten, Verlag usw. zu den genutzen Quellen (Bücher, Zeitschriften, Buchauszüge usw.) gespeichert werden. An beliebiger Stelle in der Ausarbeitung können nun aus dieser Datenbank Literaturverzeichniseinträge hinterlegt werden.

Die Vorlage enthält auf Seite 5 ein Verzeichnis mit dem Namen “Quellenverzeichnis”. Dieses kann nun wie das Inhaltsverzeichnis unter Punkt 4 aktualisiert werden. Aus den im Ausarbeitungstext hinterlegten Literaturverzeichniseinträgen wird dann automatisch ein Quellenverzeichnis generiert. Wie die Quellenangaben auszusehen haben kann beliebig eingestellt werden.
Die in der Vorlage hinterlegten Formatierungen für Buch, Buchauszug, Zeitschrift und WWW-Dokument sind nur Vorschläge zu Formatierungen so wie ich sie in meiner Abschlussarbeit verwendet habe. Die Formatierung lehnt sich an die Empfehlung von Standop/Meyer, “Die Form der wissenschaftlichen Arbeit”, 15. Auflage, Wiesbaden: Quelle und Meyer 1998, ISBN 3-8252-0272-0 an. Letztendlich ist es aber am besten zuerst seinen jeweiligen Betreuer zu fragen, wie die Einträge denn seiner Meinung nach auszusehen haben. Sobald dann die Formatierungen im Quellenverzeichnis entsprechend angepasst wurden, braucht man sich jedenfalls nicht mehr um die korrekte Darstellung zu sorgen. Sehr praktisch und wichtig aus meiner Sicht.

Mehr Informationen im —> Videotutorial “Quellenverzeichnis nutzen”

8. Die Ausarbeitung korrigieren lassen

Fertig mit allem!? Klar … doch halt! Jetzt sollte jemand die Ausarbeitung korrigieren. Wie man das mit OpenOffice handhaben kann, da hilft das HowTo: OpenOffice und Korrekturen/Änderungen.